随着物联网技术及人工智能技术的发展，大量设备的自我感知能力及自主处置能力为人们的日常工作中提供了大量的便利，提高了工作效率，并减少失误的发生。目前，智能化技术在档案库房内各种设备上（密集架、保密文件柜、智能密集柜）的应该也广为体现，如档案库房中所需的智能环境控制系统，可以实现库房的消毒灭菌工作、库房的温湿度自动监测及控制工作、自动通风换气等，大大提高了档案库房管理的智能化程度。

目前各地档案库房的配置层次比较多，有些档案库房的智能化程度比较低，有些档案库房的智能化配置相对较全，但是由于目前我国在档案智能密集架、档案定位存取、温湿度调控等方面没有统一标准，使得设备与设备之间只能独立运行，从而无法实现智能联动及一体化集成管理，档案管理软件与设备使用严重脱节及其智能化功能的弱化，造成了档案库房设施设备使用的碎片化， 也导致了设备多头管理、重复建设及管理效率低、利用成本高、节能效果差等现象的出现。

近些年来由于档案管理不善，造成的事件也层出不穷，档案库房安防不到位，档案被非法人员窃取、灾害预警不健全，火灾、漏水、虫蛀等等情况频繁发生。